Comment Peppol révolutionne la facturation électronique

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Le cadre européen Peppol a adopté une approche pragmatique : pas question de réinventer la roue ! Au contraire, il ne fait que compléter les solutions existantes avec le strict minimum d'éléments nécessaires à la généralisation des échanges dématérialisés.

Nous vous l’expliquions dans cet article : Peppol est un cadre mis en place par l’Europe en vue de généraliser l’e-procurement public. 

Pour dépasser les obstacles à la dématérialisation des transactions commerciales entre les pouvoirs publics et leurs fournisseurs, Peppol a mis en place une série d'éléments...

... un format dénominateur commun

Ce format dénominateur commun est à l’e-facturation ce que le global English est aux relations commerciales : un langage commun qui facilite les échanges entre les interlocuteurs qui ne parlent pas la même langue.

Toutes les études le confirment : l'utilisation d'un format structuré de facture propre à chaque secteur ou groupe d'échange constitue un obstacle majeur à la généralisation de l’e-facturation. Cette situation oblige les entreprises les moins puissantes (et les plus nombreuses) à s’abonner à plusieurs plateformes (celles de leurs puissants partenaires commerciaux) et à développer de coûteux systèmes de conversion des formats.

Grâce au dénominateur commun, les entreprises adaptent leurs programmes une et une seule fois. Les coûts globaux sont bien moindres et même les grandes entreprises en tirent des bénéfices substantiels ! 

Cela ne signifie par pour autant que les autres formats sont bannis : chaque entreprise est libre d’utiliser le ou les format(s) de son choix, mais ne peut plus l'imposer. Dans le cadre Peppol, un registre permet à tout logiciel de facturation de consulter la liste des formats que chaque correspondant est capable de recevoir et de traiter. Ce principe est expliqué plus en détail sur Peppol.org.

Depuis 2018, la Norme européenne joue le rôle format dénominateur commun (voir La directive 2014/55).

... des points d’accès

La multitude de plateformes d'échange sur le marché compromet, elle aussi, la généralisation de l'e-facturation. En effet, elle oblige les entreprises qui doivent toucher des correspondants d'autres secteurs à s'abonner à plusieurs plateformes. Les conditions techniques et tarifaires de ces plateformes varient. Une harmonisation est donc indispensable. 

Cette harmonisation passe par l'utilisation de points d'accès conformes au standard Peppol. Ces points d'accès sont des programmes informatiques qui jouent le rôle de boîtes aux lettres virtuelles. Ils permettent à n'importe quelle entreprise d'envoyer et/ou de recevoir des factures, peu importe les plateformes utilisées, pourvu qu'elles se conforment au standard commun du point d'accès Peppol. Grâce à ces points d'accès, les correspondants sont assurés de la bonne transmission de leurs factures

Le cadre Peppol uniformise donc les échanges tout en laissant une grande liberté aux opérateurs de plateforme et à leurs usagers, ce qui permet le développement d'une offre de services supplémentaires suffisamment riche et diversifiée. En effet, bien qu'incontournable, l'échange n'est qu'une des étapes du traitement de la facture, et ces étapes peuvent être très diverses, et plus ou moins nombreuses, en fonction des contextes des correspondants.

Il existe plus que 300 prestataires de services certifiés Peppol. Techniquement, tous ces opérateurs peuvent offrir ce service à n'importe quel correspondant. Commercialement, une trentaine d'opérateurs sont actifs sur le marché belge. Consultez ici la liste des prestataires de services certifiés Peppol.

... des conventions-cadre

Grâce au format dénominateur commun et aux points d'accès, les échanges sont possibles techniquement. Afin qu'ils soient également toujours fiables juridiquement, quels que soient les opérateurs impliqués, OpenPeppol a mis en place des conventions-cadre.

L'incertitude juridique est en effet un risque inacceptable pour la majorité des entreprises. Si, 8 fois sur 10, l'expéditeur et le destinataire recourent à des opérateurs différents, comment s'assurer de la validité juridique de leurs échanges ?

Dans le cadre Peppol, les opérateurs de plateforme sont invités à signer les mêmes conventions-cadre. Ces conventions assurent la sécurité juridique des échanges, même au-delà des limites de leur propre plateforme.

...  un modèle de coopération

Le cadre Peppol comporte un modèle de coopération qui organise la collaboration entre les différents acteurs impliqués. Il définit les rôles et responsabilités et les tâches nécessaires au bon déroulement des échanges.

Outre les participants et les fournisseurs de services (opérateurs), ce modèle définit deux rôles spécifiques : les autorités et le coordinateur.

Les autorités

Il s’agit généralement de services publics. Elles ont pour rôle de :

  • veiller à la bonne mise en œuvre du cadre Peppol dans leur « juridiction » (pays ou secteur d’activité) ;

  • signer les conventions-cadre avec les fournisseurs de services ;

  • sensibiliser les intervenants de leur juridiction ;

  • compléter les standards globaux avec des standards à portée locale.

En Belgique, BOSA SD est autorité Peppol depuis 2016.

Le coordinateur

Le coordinateur veille sur les standards globaux, au niveau du format (dénominateur commun), de l’infrastructure (points d'accès)  et des conventions.

Il s’assure que ces standards soient à disposition de tous, mis à jour et puissent être mis en oeuvre sans ambiguïté.

En outre, il signe une convention avec chaque autorité, ce qui crée le faîte de la construction garantissant la sécurité juridique de tous échanges sur le "réseau" Peppol.

Depuis 2012, l'AISBL de droit belge OpenPeppol assure ce rôle.

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