Comment envoyer votre e-facture à l’administration ?

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Votre entreprise travaille pour les pouvoirs publics ? L'Arrêté Royal du 9 mars 2022 fixe les modalités de cette évolution vers la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. Vous serez donc amené tôt ou tard à adresser vos factures à ces clients au format électronique structuré. 

Voici des informations vous permettant de vous conformer à cette exigence, et de bénéficier en même temps, comme le font déjà de nombreuses entreprises*, de l’opportunité d’améliorer votre facturation, tout en contribuant à son adoption à large échelle en Belgique et en Europe.

Vous avez déjà un outil de facturation ?

L’envoi de factures électroniques implique nécessairement l’emploi d’un outil informatique : logiciel de facturation, de gestion commerciale, voire ERP sur ordinateur propre ou en service partagé (cloud).

Cet outil est-il adéquat ?

Si vous êtes équipé d’un outil de facturation, encore faut-il qu’il soit en mesure d’envoyer une facture électronique structurée conforme aux standards qui s’appliquent aux pouvoirs publics. Pour vous aider à déterminer si votre outil est dans ce cas, les pouvoirs publics ont mis en place une procédure permettant aux fabricants de ces outils de les faire figurer dans une liste d’outils permettant l’e-facturation aux pouvoir publics.  Cliquez ici pour consulter la liste de ces outils.

NB : Votre outil ne figure pas sur la liste ? Il est possible que votre fournisseur informatique ne soit pas informé de l’existence de la procédure de publication. N’hésitez pas à le contacter pour lui demander si son outil est conforme, et lui signaler qu’il lui est possible de publier son outil sur cette liste.

Si oui : vous pouvez dès aujourd’hui adresser des e-factures aux services publics …

Depuis le 17 avril 2019, tous les adjudicateurs d'Europe doivent être capables de recevoir une facture électronique structurée conforme à la Norme européenne.

Remarque : le portail Mercurius vous aide à garder le contrôle sur vos flux de facturation. En effet, il vous permet de vous assurer de leur réception (pour tous vos clients institutionnels) et d’en suivre le traitement par les clients.

… et à vos autres clients entreprises !

Vous adressez également des factures à des entreprises privées, mais vous ne savez pas si elles sont équipées pour traiter automatiquement les factures électroniques ? Ne perdez pas votre temps en vaines recherches, utilisez Hermes ! Mise à disposition par les pouvoirs publics en étroite collaboration avec le secteur privé, cette plateforme assure le relai entre ceux qui peuvent déjà envoyer des e-factures et ceux qui ne sont pas encore en mesure de les recevoir. Cliquez ici pour en savoir plus sur Hermes.

Vous n’avez pas encore d’outil adéquat

Dans ce cas, en attendant d’être équipé, envoyez vos factures via le portail Mercurius. Outre le suivi d’acheminement et de traitement des e-factures, le portail Mercurius permet également d’émettre manuellement des factures ou notes de crédit à destination des pouvoirs publics qui ne sont pas encore équipés du logiciel adéquat. 

NB : Au fur et à mesure que le taux d'équipement augmentera, cette fonction du portail sera de moins en moins nécessaire. À l’heure actuelle, 56% des fournisseurs de l’administration ont déjà trouvé la solution qui leur convient (contre seulement 25% il y a 5 ans), et les 44% restant n'émettent que 11% des factures !

Nous vous encourageons donc vivement à acquérir, vous aussi, un outil d’e-facturation, ou à mettre à niveau l’outil que vous utilisez actuellement.

Liens utiles:

 

* IMPORTANT: La première colonne contient le n° d’entreprise du fournisseur. Ce numéro commence par un « 0 ». Afin que ce « 0 » soit bien visible lorsque vous utilisez ce fichier, veillez donc à ce que votre outil (tableur) considère la première colonne comme du texte et non comme un chiffre.

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