Comment envoyer votre e-facture à l’administration ?

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Votre entreprise travaille pour les pouvoirs publics ? Vous serez amené tôt ou tard à adresser vos factures à ces clients au format électronique structuré. Sous l’impulsion de l’Europe, l’e-facturation est en effet amenée à se généraliser. Le gouvernement flamand l’impose déjà depuis 2017 pour toutes les factures destinées à ses entités. La Région de Bruxelles-Capitale leur a récemment emboité le pas.

Cette obligation est aussi une opportunité. En effet, les pouvoirs publics prennent également des mesures visant à faciliter le passage des entreprises à la facturation électronique. Ce programme inclut la mise à votre disposition d’outils et de ressources destinés à vous aider concrètement.

Avec quel résultat? plus de 5000 fournisseurs * ont déjà fait le pas!

* IMPORTANT: il s'agit d'un fichier CSV. Il est recommandé d'importer ce fichier sous forme de texte dans la feuille de calcul de votre choix. Ensuite, assurez-vous d'indiquer la première colonne comme Texte, sinon la première colonne, les numéros CBE, ne sera pas stockée correctement.

Votre entreprise dispose-t-elle d’un logiciel de facturation compatible avec l’envoi d’e-factures ?

L’envoi de factures électroniques implique nécessairement l’emploi d’un outil informatique : logiciel de facturation, de gestion commerciale, voire ERP sur ordinateur propre ou en service partagé (cloud). Par ailleurs, ce logiciel doit être capable d'émettre une facture électronique conforme au cadre PEPPOL (et donc à la Norme Européenne). De nombreux logiciels sur le marché sont déjà dans le cas. Consultez ici la liste des fournisseurs IT conformes à ces exigences.

Si oui : vous pouvez dès aujourd’hui adresser des e-factures aux services publics …

Depuis le 17 avril 2019, tous les adjudicateurs d'Europe doivent être capables de recevoir une facture électronique structurée conforme à la Norme européenne.

Remarque : le portail Mercurius vous aide à garder le contrôle sur vos flux de facturation. En effet, il vous permet de vous assurer de leur réception (pour tous vos clients institutionnels) et d’en suivre le traitement par les clients.

… et à vos autres clients entreprises !

Vous adressez également des factures à des entreprises privées, mais vous ne savez pas si elles sont équipées pour traiter automatiquement les factures électroniques ? Ne perdez pas votre temps en vaines recherches, utilisez Hermes ! Mise à disposition par les pouvoirs publics en étroite collaboration avec le secteur privé, cette plateforme assure le relai entre ceux qui peuvent déjà envoyer des e-factures et ceux qui ne sont pas encore en mesure de les recevoir. En savoir plus.

Si non : en attendant d’être équipé, envoyez vos factures via le portail Mercurius

Outre le suivi d’acheminement et de traitement des e-factures, le portail Mercurius permet également d’émettre manuellement des factures ou notes de crédit à destination des pouvoirs publics, à ceux qui ne sont pas encore équipés du logiciel adéquat.

Au fur et à mesure que le taux d'équipement augmentera, cette fonction du portail sera de moins en moins nécessaire. À l’heure actuelle, 50% des fournisseurs de l’administration ont déjà trouvé la solution qui leur convient (contre seulement 25% il y a 3 ans), et les 50% restant n'émettent que 16% des factures ! Nous vous encourageons donc vivement à acquérir, vous aussi, un outil d’e-facturation, ou à mettre à niveau l’outil que vous utilisez actuellement. Vous ne savez pas par ou commencer? Informez-vous auprès de votre fournisseur informatique actuel ou consultez la liste des solutions disponibles sur le marché, disponible sur notre site.

Votre entreprise assure elle-même l’essentiel du fonctionnement de son parc informatique ? Il est possible de se procurer des produits et/ou services spécifiques dont l’intégration permet de rencontrer les exigences précitées. L’administration du Gouvernement Flamand maintient une liste de solutions visant ce public-cible (intitulée « Met ERP ») sur son site consacré à l’e-facturation.

 

Liens utiles:

  • Portail Mercurius : vous n'êtes pas encore équipé pour l’e-facturation ? Ce portail vous permet de vous conformer à l’obligation, le temps de trouver la solution informatique qui vous convient.

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