De voordelen van e-facturering volgens Human Challenge

Marijke Theunis

Human Challenge is een partner voor bedrijven en organisaties in de ontwikkeling van soft skills. Onze belangrijkste opdrachten zijn opleidingen op maat, persoonlijke coachings voor managers en medewerkers en ook coachings voor teams op hun samenwerking. Ons klantenbestand is zeer divers. We factureren aan kleine kmo’s tot grote Belgische en internationale bedrijven.

Overstappen op e-facturering: wat verandert er?

Sinds 2017 werd e-facturering verplicht vanuit de Vlaamse overheid en dat heeft ons over de streep getrokken. We hebben het eerste jaar gewerkt met het Mercurius-portaal. Dat was een platform aangeboden door de overheid zelf, om facturen digitaal in te dienen. Maar we zagen meteen de opportuniteit om ook op die manier te werken via e-invoicing naar onze andere klanten. We zijn dan op zoek gegaan naar een gebruiksvriendelijke software om onze facturatie te automatiseren. We merkten al heel snel dat de betaling van de facturen door de klanten sneller gebeurde en natuurlijk voor onszelf was ook het aanmaken van de facturen een veel efficiënter proces geworden. Voor onze boekhouding werken we samen met een extern boekhoudkantoor en zij kunnen ook op afstand in dat zelfde boekhoudpakket onze facturen inlezen. Dat maakt dat zij alle financiële verrichtingen vanop afstand kunnen opvolgen en verwerken.

Hoe verliep de overstap?

In het begin is dat onwennig en je voelt jezelf verplicht om over te schakelen naar een systeem waar je op dat moment misschien nog niet mee bezig was. Dus je gaat een aantal mogelijkheden verkennen. Je gaat kijken naar wat de investeringen zijn die je daarvoor moet gaan doen. En weegt dat dan op? Ga ik dan echt efficiëntieverbeteringen hebben? Wat zijn andere voordelen? Hoe begin ik eraan? En ik kan zeggen dat we daar door ook onze leverancier van de boekhoudsoftware zeer gemakkelijk mee op weg zijn geholpen. Ze hebben ons daar heel goed in ondersteund.

Wat waren de uitdagingen?

Achteraf gezien kan ik zeggen dat het allemaal heel vlot verlopen is. We hebben wel gezien tijdens de overgangsfase dat we er meer tijd en energie hebben ingestoken dan we oorspronkelijk dachten. Maar we hebben ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om onze klantengegevens te updaten en op te schonen, en ook om structuur aan te brengen in ons aanbod van producten en diensten. Eenmaal deze waren geregistreerd, onze klanten en onze producten en diensten, ging het aanmaken en verzenden van de facturen veel vlotter.

Nog tips om te delen?

Ik zou gewoon zeggen: niet twijfelen, zeker doen. Zelfs voor een kleine kmo met kleine factuurvolumes. Ik zou wel twee tips kunnen meegeven, vanuit onze eigen ervaring. Eén: een goede voorbereiding is cruciaal. Maak van de gelegenheid gebruik om ook te kijken hoe je jouw administratieve processen kunt optimaliseren, dan boek je eigenlijk nog meer winst dan enkel maar op het facturatieproces. Een tweede tip is dat je kiest voor een softwarepakket dat past bij jouw processen, jouw systemen en jouw behoeften. Door een goede voorbereiding en door de juiste pakketkeuze zal je de investering die je doet er heel snel uithalen. De tijd die je vrijmaakt is niet onbelangrijk voor een bedrijfsleider. Niet te vergeten: wat is cruciaal? We hebben op deze manier meer tijd om bezig te zijn met de kwaliteit van onze producten en van onze diensten, en met onze klanten. En dat is toch waar het allemaal om draait.