Les avantages de l'e-facturation selon Zorgbedrijf Meetjesland

Maarten Vanden Berghe, Directeur financier

La maison de soins Meetjesland assure des soins en résidentiel ou à domicile dans les communes d'Evergem, Maldegem et Nevele.

Concrètement, nous gérons 5 centres de soins résidentiels et nous disposons de 169 résidences-services. Nous assurons des services à domicile tels que de l'assistance familiale et du nettoyage via une société de titres-services. Nous livrons des repas chauds à domicile et organisons un service de prise en charge collective de jour.

Nous recevons environ 8.000 factures d'achat par an. Nous parvenons à recevoir 40% de ces factures d'achat sous forme 100% électronique via des e-factures. Nous n'envoyons pas encore d’e-factures de vente car nos clients et résidents sont âgés et n'ont pas encore les compétences numériques pour les recevoir.

Passer à l’e-facturation, ça change quoi ?

L’e-facturation a surtout permis de générer des gains de temps au sein du service financier.

Nous avons commencé en 2018.  Nous avons immédiatement décidé de passer au numérique, car notre service financier travaille depuis le siège à Sleidinge et nos factures d'achat sont vérifiées et approuvées dans les centres de soins résidentiels et les résidences-services qui sont décentralisés. Au début, nous avions principalement des factures papier qui devaient être scannées, transmises à notre module de numérisation, puis enregistrées et comptabilisées dans notre logiciel de comptabilité. Nous sommes rapidement passés à des factures PDF envoyées par courrier électronique, ce qui a supprimé la partie numérisation. Mais cela représentait encore beaucoup de travail. Passer à la facturation électronique nous a donc principalement permis de gagner du temps.

Par ailleurs, les factures électroniques contiennent beaucoup moins d'erreurs que les factures PDF ou les facture papier.

Comment s’est passée la transition ?

La transition a commencé à l’automne 2019. Nous avons procédé au déploiement technique avec notre fournisseur de scanning et notre fournisseur de logiciel de comptabilité. En réalité, ce sont surtout eux qui ont dû fournir du travail.

Nous avons délibérément commencé avec un petit groupe, afin de maîtriser d'abord la facturation électronique sur le plan technique et de gagner la confiance au sein de notre organisation.

Puis, en février-mars, nous avons été confrontés à la crise Covid-19, ce qui nous a obligés à mettre ce projet en veilleuse pendant un certain temps. Mais au cours de l'été, nous avons recommencé, nous avons ré-évalué le processus et nous avons immédiatement écrit à plusieurs fournisseurs pour leur demander des factures électroniques.

Ainsi, à l'automne, nous avons reçu de plus en plus de factures électroniques, de sorte que nous recevons maintenant environ 40% d’e-factures.

Quels ont été les défis ?

Notre plus grand défi est que nous demandons à recevoir une version de la facture en PDF, en plus de la facture électronique. Notamment pour nos cuisines, car ces factures comportent un certain nombre d'éléments supplémentaires qui n'apparaissent pas sur les factures XML. C'était en fait notre plus grand défi de faire en sorte que nos fournisseurs lient ce PDF à leurs factures.

Par ailleurs, en tant qu’early adopters de l’e-facturation, nous recevons souvent de nombreuses questions de la part de fournisseurs qui ne sont pas très familiers avec le concept de facturation électronique. Afin de les convaincre de sauter le pas, nous avons envoyé un certain nombre de courriers à tous nos fournisseurs pour leur expliquer ce que sont les factures électroniques. Nous les avons également renvoyés au site Web du gouvernement fédéral sur l’e-facturation.

Depuis quelques mois, nous remarquons que beaucoup plus de fournisseurs ont sauté le pas et nous envoie des factures électroniques. Nous constatons donc une tendance positive et nous recevons de plus en plus de factures électroniques de nos fournisseurs.

Un conseil à partager ?

Le conseil que je donnerais, c'est qu'il faut absolument le faire, ne pas hésiter, car cela permet de gagner un temps fou. Nous avons pu repenser et optimiser davantage l'ensemble de notre processus d'approvisionnement, libérant ainsi des ressources pour remplir notre mission principale. Et celle-ci consiste à fournir des soins chaleureux à nos résidents dans les centres de soins résidentiels et les établissements de vie assistée, ainsi qu'à nos clients dans le cadre des soins à domicile.