Cible
EntreprisesFreddy Spanhove
E-business Manager
Cebeo est un distributeur de matériel électrotechnique. Nous faisons partie du groupe français Sonepar, le numéro 1 mondial du secteur, présent dans 44 pays. Nos clients sont des professionnels de l’électricité : des petits comme des grands installateurs dans le résidentiel, l’industrie et le secteur tertiaire. Nous émettons environ 1 million de factures par an, dont une partie de façon électronique.
Passer à l’e-facturation : ça change quoi ?
L’e-facturation a changé pas mal de choses dans notre entreprise. De plus en plus de clients demandent des factures électroniques. C’est la raison pour laquelle nous avons opté pour une mise en place par l’entreprise elle-même via le système ERP. Nous remarquons que la facturation électronique accélère le processus de validation et qu’il y a moins de problèmes. Cela signifie également que Cebeo est payée plus rapidement, ce qui est un avantage pour nous.
Comment s’est passée la transition ?
Nous avons envoyé nos premières factures électroniques il y a plus de 15 ans. Nous devions alors utiliser un réseau et un format très spécifiques. Depuis lors, ça a beaucoup évolué. Récemment, nous avons assisté à l’émergence du réseau PEPPOL, sous l’impulsion du gouvernement, qui demande d’envoyer les factures via ce réseau. Nous l’utilisons non seulement pour le gouvernement, mais aussi pour l’envoi de factures à nos clients B2B.
Quels ont été les défis ?
La mise en place de l’e-facturation s’est accompagnée de nombreux défis. Je pense par exemple au rapprochement à 3 facteurs qui est une exigence de nos clients. Il s’agit de la comparaison entre la commande, le bon de livraison et la facture. Une vérification à 3 niveaux donc. En principe, cela ne peut fonctionner que si nous disposons d’une information très qualitative dès le départ. Pour commencer, nous devons disposer des informations correctes sur les articles : les bonnes références d’article, le bon prix, il faut également tenir compte des taxes additionnelles comme BEBAT et Recupel… Et par la suite, nous devons pouvoir réceptionner la commande de façon électronique. Ainsi, nous disposons du numéro de PO, la référence de commande que le client va utiliser dans la suite du processus et qui sera nécessaire pour l’envoi de la facture électronique, afin que le client puisse effectuer sans problème le rapprochement à 3 facteurs.
Un conseil à partager ?
Il est important de considérer les choses dans leur globalité. Depuis les bonnes références d’articles et le prix correct, en passant par le bon de commande électronique, jusqu’à l’e-facture.