L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture doivent toujours être assurés à partir du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Les règles à ce sujet ne changent pas.
La délivrance de factures électroniques n’est autorisée jusqu’au 31 décembre 2025 moyennant l’acceptation expresse ou tacite par le destinataire de la facture. À partir du 1er janvier 2026, cette condition ne s’appliquera plus et l’envoi et la réception seront obligatoires.
Tout document qui apporte des modifications à une facture et fait référence de façon spécifique et non équivoque à la facture initiale est assimilé à une facture électronique et est émis dans le même format que la facture initiale.
Si chaque partie garantit adéquatement ces conditions, la nature réelle de la facture sera plus claire que par le passé, lorsque seule la facture initiale était prise en compte comme point de départ pour la réglementation TVA. Cela vaut pour la conservation des factures, l’exercice du droit à déduction et le contrôle de son respect.
Qu’est-ce que l’ « authenticité de l’origine » de la facture ?
« L’authenticité de l’origine » signifie : « l’assurance de l’identité de la personne qui a fourni la livraison de biens ou la prestation de services ou de la personne qui a émis la facture.
Garantir cette authenticité est une obligation tant pour l’assujetti qui reçoit la livraison de biens ou la prestation de services que pour l’assujetti qui effectue cette livraison ou cette prestation. Tous deux peuvent, indépendamment l’un de l’autre, garantir l’authenticité de l’origine.
Qu’est-ce que l’ « intégrité du contenu » de la facture ?
L’ « intégrité du contenu » signifie que le contenu de la facture n’a subi aucune modification. En règle générale, ce contenu correspond à celui défini dans la directive TVA.
Qu’est-ce que la « lisibilité de la facture » ?
La « lisibilité d’une facture » signifie que la facture doit rester lisible jusqu’à la fin de sa période de conservation. Les données TVA doivent être clairement lisibles, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive.
Pour les factures électroniques, la condition est remplie si la facture peut être présentée sur demande. Cela doit être fait dans un délai raisonnable et dans un format lisible par l’utilisateur. Il doit être possible de vérifier si les données du fichier électronique original et celles du document lisible présenté correspondent. Afin de garantir la lisibilité des factures électroniques, un dispositif adapté et fiable permettant de visualiser la facture doit être disponible pour l’ensemble de la période de conservation.
Quand une piste d’audit est-elle fiable ?
Une piste d’audit est fiable quand trois conditions sont remplies :
- le lien entre les pièces justificatives et les opérations traitées est facile à suivre (lorsque le niveau de détail est suffisant pour relier les documents) ;
- elle est conforme aux procédures applicables ;
- elle correspond aux processus qui ont réellement eu lieu.
Cela peut par exemple être atteint avec :
- des documents établis par des tiers (comme des extraits de compte) ;
- des documents établis par l’acquéreur/le preneur ou le fournisseur/prestataire (documents de la seconde partie) ;
- des contrôles internes (par ex. séparation des tâches).
Pour la TVA, une piste d’audit doit fournir un lien vérifiable entre une facture et une livraison de biens ou prestation de services (article 233, § 1er, alinéa 2, de la directive TVA). Ceci permet de contrôler si la facture correspond à une livraison de biens ou à une prestation de services effectuée.
L’assujetti est libre de choisir la manière de démontrer le lien entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services.
