e-facturation: de quoi parle-t-on au juste ?

e-facturation : de quoi parle-t-on au juste ?

La facturation électronique ou e-facturation consiste à automatiser de bout en bout le processus de facturation. Explications…

Pour le fournisseur de biens ou de services comme pour son client, le traitement des factures occupe un temps précieux que l'un et l'autre préféreraient sans doute occuper autrement.

Qui ne rêverait pas en effet de se débarrasser de cette tâche administrative fastidieuse ? C'est la promesse de l'e-facturation. Une utopie ? Certainement pas ! Elle est déjà une réalité pour de grandes entreprises depuis la fin des années 80 et est appelée à se généraliser.

De la facture…

Avant toute chose, rappelons les bases. Une facture est un document par lequel une personne (morale ou physique) réclame le règlement d'une dette suite à la fourniture de bien(s) ou de service(s) à une autre personne. Si le paiement a déjà eu lieu, la facture établit que cette dette est éteinte.

La facture est aussi une pièce comptable. À ce titre, elle ne peut pas être établie n'importe comment et est soumise à des obligations spécifiques : elle doit notamment mentionner une date, être numérotée de façon séquentielle, reprendre le cas échéant les numéros de TVA du fournisseur et du client, etc.

Avant de pouvoir être archivée, toute facture passe par une série d'étapes, plus ou moins nombreuses selon les cas :

  1. Production
  2. Expédition
  3. Transmission
  4. Réception
  5. Approbation
  6. Comptabilisation
  7. Paiement
  8. Archivage

… à l'e-facturation

L'e-facturation consiste à automatiser l'ensemble de ce processus : depuis l'émission par le fournisseur jusqu'au paiement, voire à l'archivage, par le client.
En d'autres mots, une fois le produit ou service délivré, la facture se crée et s'envoie sans intervention humaine. Elle est réceptionnée et traitée à l'autre bout de la même manière, grâce à des outils et processus informatiques sécurisés.

C'est fiable, plus rapide, et même souvent plus efficace car cela limite les erreurs. Cela permet également de réaliser de belles économies : jusqu'à 9 € par facture, sur un coût moyen que l'on évalue à 12,08 €. C'est ce que démontre notamment cette étude de l'Université d'Hasselt, commanditée par l'Agence pour la Simplicifation Administrative (ASA). 

« Ceci n'est pas une facture électronique »

Même s'il se déroule de manière électronique, l'envoi d'une facture au format PDF par e-mail ne relève donc pas de l'e-facturation. En effet, ce format non structuré ne pourra pas être pris en charge de manière automatique côté client.

Le traitement automatisé des factures implique que les systèmes informatiques, côté fournisseur comme côté client, parlent le même langage. L'Europe a ainsi établit un cadre, appelé PEPPOL, qui facilite grandement la circulation des factures dans l'Union, et un format standard pour les factures structurées, la Norme européenne pour la facturation électroniqueCes deux éléments se combinent parfaitement et rendent possible l'e-facturation à large échelle.

Des réponses à vos questions sur l'e-facturation

Simple en apparence, la facturation électronique recouvre en réalité une multitude d'aspects à considérer. Vous trouverez sur ce site des informations et des réponses à vos questions sur l'e-facturation. De quoi vous aider à franchir le pas et à vous approcher de l'idéal d'une facturation entièrement automatisée...

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