De quoi ai-je besoin pour la facturation électronique ?

Jeu, 10/10/2024 - 11:37

Vous avez besoin d'un logiciel équipé pour fonctionner sur le réseau Peppol. Au cours des dernières années, de nombreuses solutions ont fait leur apparition sur le marché, ciblant plus particulièrement les entreprises ayant un faible volume de factures. Que vous ayez beaucoup ou peu de factures sortantes, beaucoup ou peu de factures entrantes : il existe une solution adaptée à chaque entreprise.

A. Vous disposez déjà d'un logiciel qui vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via Peppol ? Vous êtes alors prêt pour l'obligation et prêt à augmenter le volume de factures électroniques structurées :

Factures sortantes :
- Assurez-vous que le logiciel applique la stratégie « Peppol-first ». Concrètement, cela signifie que si votre partenaire commercial est connecté à Peppol, le système privilégie automatiquement l'expédition via Peppol.
- Si votre client n'est pas encore connecté à Peppol, vous pouvez lui demander s'il est prêt à le faire. À partir du 1er janvier 2026, le client est légalement obligé de le faire en Belgique ; avant cette date, il peut le faire volontairement.
Factures entrantes :
- Votre inscription sur le réseau Peppol signale à vos partenaires commerciaux que vous préférez Peppol pour la réception des factures. Si le fournisseur applique la stratégie « Peppol-first », vous recevrez automatiquement la facture via Peppol.
- Si votre fournisseur ne travaille pas encore avec Peppol, vous pouvez demander à votre partenaire commercial si cela est possible. À partir du 1er janvier 2026, votre fournisseur en Belgique est également légalement obligé de le faire, mais avant cela, il peut le faire volontairement.
Factures internationales :
- Peppol n’est pas une obligation mais une opportunité si les deux parties le choisissent volontairement. Si vous êtes connecté au réseau Peppol, vous pouvez également envoyer des factures à des entreprises hors de Belgique qui sont connectées au réseau, et vice versa, vous pouvez également recevoir des factures de fournisseurs étrangers via le réseau Peppol, s'ils offrent cette option.
- L'inscription au réseau Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées (au moins le format Peppol-BIS). Cela vous permet de vérifier vous-même lesquels de vos clients, y compris les clients internationaux, sont prêts et disposés à recevoir des factures électroniques structurées de manière sécurisée.
- Une obligation entre les États membres européens pourrait voir le jour à l'avenir, en fonction des négociations sur la proposition VIDA (« VAT in the digital age ») au niveau européen (COM(2022)701, 08.12.2022).

B. Vous ne disposez pas encore d'un logiciel adapté ? Avant de commencer la recherche, il est conseillé de faire l'exercice de savoir jusqu'où vous voulez numériser. S'agit-il uniquement du processus de facturation ou souhaitez-vous impliquer d'autres processus ? Pensez par exemple au processus de commande, au processus de paiement, au processus de comptabilité... Le résultat de cet exercice vous aidera à déterminer quelle est l'application la plus appropriée pour vous.

Nous fournissons une liste de solutions logicielles pour l'envoi, la réception et le traitement des factures électroniques. Nous mettons cette liste à disposition en tant que service pour aider les utilisateurs finaux à trouver la solution la plus appropriée, et en tant qu'incitant pour le secteur informatique. Le gouvernement ne recommande aucun produit ou fournisseur de logiciel spécifique. L'inscription sur la liste n'implique pas d'évaluation substantielle ou qualitative, ni de certification par le gouvernement.

Voici quelques-unes des préoccupations que vous devez prendre en compte lorsque vous recherchez une solution appropriée :

En surfant sur internet comme d'habitude respectez les précautions normales.
Prenez en compte les besoins spécifiques de votre entreprise et sachez pour quoi vous payez. Que couvre l'obligation légale, qu'est-ce qui va au-delà de l'obligation ?
- En effet, certaines caractéristiques du prix de base vont au-delà de l'obligation légale, mais sont rapidement rentabilisées. Elles vont au-delà du processus de facturation mais concernent d'autres processus. Par exemple :
  - rappels de paiement automatiques si des factures restent impayées
  - facturation automatique selon une certaine périodicité
  - élaboration et suivi des offres
  - élaboration et suivi des bons de commande
  - élaboration et suivi des bons de livraison
  - proposition d’écriture
  - intégration avec la comptabilité
  - ...
Il est recommandé d’établir la facture de manière structurée. Si vous continuez à travailler au format PDF, qui est converti en un fichier structuré par OCR (« optical character recognition »), vous perdez de nombreux avantages. L'OCR reste en effet un processus sujet aux erreurs. Un pdf est conçu comme une représentation visuelle pour un être humain, et non pour un traitement automatique par un logiciel.
Vérifiez comment fonctionne l'intégration dans la comptabilité. Cela peut être fourni automatiquement par le logiciel, nécessiter un lien unique ou une opération manuelle.
Réfléchissez également à votre politique d'archivage. Les règles en la matière ne changent pas, l'obligation crée principalement une opportunité d'optimiser l'archivage.

Ne vous laissez pas non plus abuser par certaines idées reçues :

La facturation électronique ne doit pas être coûteuse. Une analyse du marché montre qu'il existe suffisamment de solutions abordables pour les petites entreprises.
La facturation électronique n'est pas plus complexe que, par exemple, la banque en ligne. De nombreux outils conviviaux sont disponibles sur le marché.
La facturation électronique ne pose pas de problèmes de sécurité. Au contraire, c'est précisément pour garantir la sécurité que nous rendons obligatoire l'utilisation de Peppol. L'utilisation du réseau Peppol garantit la transmission sécurisée et la confidentialité des données.
L'accès au réseau se fait par l'intermédiaire de fournisseurs de services certifiés. On peut comparer cela à un réseau de télécommunications. Le courrier électronique, quant à lui, peut être très flexible, mais il est également très sensible à la fraude à la facture et à la cybercriminalité (phishing, malware, ransomware...). En outre, la confidentialité des données n'est pas toujours garantie lors de l'utilisation de fournisseurs de courrier électronique gratuits.
En outre, chaque prestataire de services certifié est contractuellement lié par des règles de confidentialité et de protection des données.