Outre l'obligation légale, l'utilisation de la facturation électronique est une opportunité précieuse car elle augmente l'efficacité, et les entrepreneurs et les collaborateurs peuvent se concentrer davantage sur des tâches utiles.
Comment vous y préparez-vous maintenant ?
Cela dépend de votre situation actuelle : comment vous facturez aujourd'hui et quel logiciel vous utilisez pour le faire.
Les situations suivantes sont possibles :
- J'utilise un logiciel de facturation externe.
- J'utilise un système ERP.
- J'établis mes factures en Word/Excel.
- Un comptable externe prépare mes factures.
1. J'utilise un logiciel de facturation externe.
En collaboration avec AGORIA (entreprises technologiques), une liste de solutions logicielles conformes déjà disponibles est en cours d'élaboration. Dès que la liste sera disponible, vous la trouverez sur notre site web.
Votre logiciel actuel ne figure pas dans la liste ? Ne vous inquiétez pas. En effet, un certain nombre de fournisseurs travaillent encore sur de telles solutions. La liste ne manquera donc pas de s'allonger dans les mois à venir.
Vous pouvez également demander à votre fournisseur de logiciels si l'outil que vous utilisez aujourd'hui est déjà capable d'envoyer et de recevoir des factures électroniques (Peppol) ou s'il prévoit de le faire. Votre fournisseur de logiciel peut soumettre une demande de publication .
Les fournisseurs de logiciels qui souhaitent connecter leur logiciel au réseau Peppol peuvent contacter un fournisseur de services certifié, ou ils peuvent également envisager de devenir eux-mêmes fournisseurs de services.
Une fois que votre logiciel vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via Peppol, vous êtes prêt à augmenter le volume des factures électroniques structurées :
- Factures sortantes :
- Assurez-vous que le logiciel applique la stratégie « Peppol-first ». Concrètement, cela signifie que si votre partenaire commercial est connecté à Peppol, le système privilégie automatiquement l'expédition via Peppol.
- Si votre client n'est pas encore connecté à Peppol, vous pouvez lui demander s'il est prêt à le faire. À partir du 1er janvier 2026, le client est légalement obligé de le faire en Belgique ; avant cette date, il peut le faire volontairement.
- Factures entrantes :
- Votre inscription sur le réseau Peppol signale à vos partenaires commerciaux que vous préférez Peppol pour la réception des factures. Si le fournisseur applique la stratégie « Peppol-first », vous recevrez automatiquement la facture via Peppol.
- Si votre fournisseur ne travaille pas encore avec Peppol, vous pouvez demander à votre partenaire commercial si cela est possible. À partir du 1er janvier 2026, votre fournisseur en Belgique est également légalement obligé de le faire, mais avant cela, il peut le faire volontairement.
- Factures internationales :
- Pour la facturation internationale, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'UE, rien ne changera. En effet, cela nécessite une décision politique au niveau international.
- Ces négociations sont en cours au niveau de l'UE, et il est donc possible que les factures électroniques au sein de l'UE soient également soumises à une obligation de facturation électronique.
- Peppol dans un contexte international est avant tout une opportunité d'échanger une facture électronique d'une manière plus sécurisée et qui permet également un traitement automatique. Une facture au format PDF échangée par e-mail n'est pas destinée à un traitement automatique et entraîne des coûts cachés en termes de sécurité et de traitement, qui doivent également être pris en compte.
- Peppol est possible si les deux parties le choisissent volontairement. Si vous êtes connecté au réseau Peppol, vous pouvez également envoyer des factures à des entreprises hors de Belgique qui sont connectées au réseau, et vice versa, vous pouvez également recevoir des factures de fournisseurs étrangers via le réseau Peppol, s'ils offrent cette option.
- L'inscription au réseau Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées (au moins le format Peppol-BIS). Cela vous permet de vérifier vous-même lesquels de vos clients, y compris les clients internationaux, sont prêts et disposés à recevoir des factures électroniques structurées de manière sécurisée.
- Pour mémoire : Facturation B2C :
- L'obligation d'émettre des factures électroniques structurées ne s'applique pas aux livraisons de biens ou aux prestations de services effectuées à des particuliers pour leur usage privé (« B2C » ou « business-to-consumer »).
- En règle générale, vous fournissez la facture sur papier, à moins que le client privé n'accepte la facturation électronique (y compris le format et la méthode de transmission).
2. J'utilise un système ERP.
En collaboration avec AGORIA (entreprises technologiques), une liste de solutions logicielles conformes déjà disponibles est en cours d'élaboration. Dès que la liste sera disponible, vous la trouverez sur notre site web.
Votre logiciel actuel ne figure pas dans la liste ? Ne vous inquiétez pas. En effet, un certain nombre de fournisseurs travaillent encore sur de telles solutions. La liste ne manquera donc pas de s'allonger dans les mois à venir.
Vous pouvez également demander à votre fournisseur de logiciels si l'outil que vous utilisez aujourd'hui est déjà capable d'envoyer et de recevoir des factures électroniques (Peppol) ou s'il prévoit de le faire. Votre fournisseur de logiciel peut soumettre une demande de publication .
Les fournisseurs de logiciels qui souhaitent connecter leur logiciel au réseau Peppol peuvent contacter un fournisseur de services certifié.
Une fois que votre logiciel vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via Peppol, vous êtes prêt à augmenter le volume des factures électroniques structurées :
- Factures sortantes :
- Assurez-vous que le logiciel applique la stratégie « Peppol-first ». Concrètement, cela signifie que si votre partenaire commercial est connecté à Peppol, le système privilégie automatiquement l'expédition via Peppol.
- Si votre client n'est pas encore connecté à Peppol, vous pouvez lui demander s'il est prêt à le faire. À partir du 1er janvier 2026, le client est légalement obligé de le faire en Belgique ; avant cette date, il peut le faire volontairement.
- Factures entrantes :
- Votre inscription sur le réseau Peppol signale à vos partenaires commerciaux que vous préférez Peppol pour la réception des factures. Si le fournisseur applique la stratégie « Peppol-first », vous recevrez automatiquement la facture via Peppol.
- Si votre fournisseur ne travaille pas encore avec Peppol, vous pouvez demander à votre partenaire commercial si cela est possible. À partir du 1er janvier 2026, votre fournisseur en Belgique est également légalement obligé de le faire, mais avant cela, il peut le faire volontairement.
- Factures internationales :
- Pour la facturation internationale, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'UE, rien ne changera. En effet, cela nécessite une décision politique au niveau international.
- Ces négociations sont en cours au niveau de l'UE, et il est donc possible que les factures électroniques au sein de l'UE soient également soumises à une obligation de facturation électronique.
- Peppol dans un contexte international est avant tout une opportunité d'échanger une facture électronique d'une manière plus sécurisée et qui permet également un traitement automatique. Une facture au format PDF échangée par e-mail n'est pas destinée à un traitement automatique et entraîne des coûts cachés en termes de sécurité et de traitement, qui doivent également être pris en compte.
- Peppol est possible si les deux parties le choisissent volontairement. Si vous êtes connecté au réseau Peppol, vous pouvez également envoyer des factures à des entreprises hors de Belgique qui sont connectées au réseau, et vice versa, vous pouvez également recevoir des factures de fournisseurs étrangers via le réseau Peppol, s'ils offrent cette option.
- L'inscription au réseau Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées (au moins le format Peppol-BIS). Cela vous permet de https://directory.peppol.eu/public vérifier vous-même lesquels de vos clients, y compris les clients internationaux, sont prêts et disposés à recevoir des factures électroniques structurées de manière sécurisée.
- Pour mémoire : Facturation B2C :
- L'obligation d'émettre des factures électroniques structurées ne s'applique pas aux livraisons de biens ou aux prestations de services effectuées à des particuliers pour leur usage privé (« B2C » ou « business-to-consumer »).
- En règle générale, vous fournissez la facture sur papier, à moins que le client privé n'accepte la facturation électronique (y compris le format et la méthode de transmission).
3. J'établis mes factures en Word/Excel.
Vous avez besoin d'un logiciel équipé pour fonctionner sur le réseau Peppol. Au cours des dernières années, de nombreuses solutions ont fait leur apparition sur le marché, ciblant plus particulièrement les entreprises ayant un faible volume de factures. Que vous ayez beaucoup ou peu de factures sortantes, beaucoup ou peu de factures entrantes : il existe une solution adaptée à chaque entreprise.
Les étapes minimales à franchir sont les suivantes :
- Analyse des besoins
- Sélection et choix d'une application appropriée
- Mise en œuvre de l'application
Nous examinons ces étapes plus en détail ci-dessous :
A. Analyse des besoins
La première étape consiste à déterminer jusqu'où vous souhaitez aller dans la numérisation de votre entreprise.
- Voulez-vous vous limiter à l'obligation légale et opter pour une solution de base ?
- Ou souhaitez-vous impliquer d'autres processus que celui de la facturation ? Par exemple, le processus de commande, le processus de paiement, le processus de comptabilité ...
Le résultat de cet exercice déterminera quelle est l'application appropriée pour vous.
En effet, un certain nombre de fonctionnalités des applications disponibles vont au-delà de l'obligation légale, mais peuvent être rentabilisées si l'on tient compte du coût actuel de ces activités. Elles vont au-delà du processus de facturation mais concernent d'autres processus. Par exemple :
- rappels de paiement automatiques si des factures restent impayées
- facturation automatique selon une certaine périodicité
- élaboration et suivi des offres
- élaboration et suivi des bons de commande
- élaboration et suivi des bons de livraison
- proposition d’écriture
- intégration avec la comptabilité
- ...
Il est donc important de déterminer quels sont vos besoins, ce que vous voulez payer et ce que vous pouvez continuer à faire manuellement. Bien entendu, vous pouvez également y travailler par étapes.
Tenez bien compte des points d'attention suivants.
- Il est recommandé d’établir la facture de manière structurée. Si vous continuez à travailler au format PDF, qui est converti en un fichier structuré par OCR (« optical character recognition »), vous perdez de nombreux avantages. L'OCR reste en effet un processus sujet aux erreurs. Un pdf est conçu comme une représentation visuelle pour un être humain, et non pour un traitement automatique par un logiciel.
- Vérifiez comment fonctionne l'intégration dans la comptabilité. Cela peut être fourni automatiquement par le logiciel, nécessiter un lien unique ou une opération manuelle.
- Réfléchissez également à votre politique d'archivage. Les règles en la matière ne changent pas, l'obligation crée principalement une opportunité d'optimiser l'archivage.
B. Sélection et choix d'une application appropriée
En collaboration avec AGORIA (entreprises technologiques), une liste de solutions logicielles conformes déjà disponibles est en cours d'élaboration. Dès que la liste sera disponible, vous la trouverez sur notre site web.
Nous mettons cette liste à disposition en tant que service pour aider les utilisateurs finaux à trouver la solution la plus appropriée, et en tant qu'incitant pour le secteur informatique. Le gouvernement ne recommande aucun produit ou fournisseur de logiciel spécifique. L'inscription sur la liste n'implique pas d'évaluation substantielle ou qualitative, ni de certification par le gouvernement.
En surfant sur internet comme d'habitude respectez les précautions normales.
Ne vous laissez pas non plus abuser par certaines idées reçues :
- La facturation électronique ne doit pas être coûteuse. Une analyse du marché montre qu'il existe suffisamment de solutions abordables pour les petites entreprises.
- La facturation électronique n'est pas plus complexe que, par exemple, la banque en ligne. De nombreux outils conviviaux sont disponibles sur le marché.
- La facturation électronique ne pose pas de problèmes de sécurité. Au contraire, c'est précisément pour garantir la sécurité que nous rendons obligatoire l'utilisation de Peppol. L'utilisation du réseau Peppol garantit la transmission sécurisée et la confidentialité des données.
- L'accès au réseau se fait par l'intermédiaire de fournisseurs de services certifiés. On peut comparer cela à un réseau de télécommunications. Le courrier électronique, quant à lui, peut être très flexible, mais il est également très sensible à la fraude à la facture et à la cybercriminalité (phishing, malware, ransomware...). En outre, la confidentialité des données n'est pas toujours garantie lors de l'utilisation de fournisseurs de courrier électronique gratuits.
- En outre, chaque prestataire de services certifié est contractuellement lié par des règles de confidentialité et de protection des données.
Une liste complète des idées reçues se trouve dans l'article "8 idées fausses sur l’e-facturation ».
C. Mise en œuvre de l'application
Une fois que votre logiciel vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via Peppol, vous êtes prêt à augmenter le volume des factures électroniques structurées :
- Factures sortantes :
- Assurez-vous que le logiciel applique la stratégie « Peppol-first ». Concrètement, cela signifie que si votre partenaire commercial est connecté à Peppol, le système privilégie automatiquement l'expédition via Peppol.
- Si votre client n'est pas encore connecté à Peppol, vous pouvez lui demander s'il est prêt à le faire. À partir du 1er janvier 2026, le client est légalement obligé de le faire en Belgique ; avant cette date, il peut le faire volontairement.
- Factures entrantes :
- Votre inscription sur le réseau Peppol signale à vos partenaires commerciaux que vous préférez Peppol pour la réception des factures. Si le fournisseur applique la stratégie « Peppol-first », vous recevrez automatiquement la facture via Peppol.
- Si votre fournisseur ne travaille pas encore avec Peppol, vous pouvez demander à votre partenaire commercial si cela est possible. À partir du 1er janvier 2026, votre fournisseur en Belgique est également légalement obligé de le faire, mais avant cela, il peut le faire volontairement.
- Factures internationales :
- Pour la facturation internationale, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'UE, rien ne changera. En effet, cela nécessite une décision politique au niveau international.
- Ces négociations sont en cours au niveau de l'UE, et il est donc possible que les factures électroniques au sein de l'UE soient également soumises à une obligation de facturation électronique.
- Peppol dans un contexte international est avant tout une opportunité d'échanger une facture électronique d'une manière plus sécurisée et qui permet également un traitement automatique. Une facture au format PDF échangée par e-mail n'est pas destinée à un traitement automatique et entraîne des coûts cachés en termes de sécurité et de traitement, qui doivent également être pris en compte.
- Peppol est possible si les deux parties le choisissent volontairement. Si vous êtes connecté au réseau Peppol, vous pouvez également envoyer des factures à des entreprises hors de Belgique qui sont connectées au réseau, et vice versa, vous pouvez également recevoir des factures de fournisseurs étrangers via le réseau Peppol, s'ils offrent cette option.
- L'inscription au réseau Peppol vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées (au moins le format Peppol-BIS). Cela vous permet de https://directory.peppol.eu/public vérifier vous-même lesquels de vos clients, y compris les clients internationaux, sont prêts et disposés à recevoir des factures électroniques structurées de manière sécurisée.
- Pour mémoire : Facturation B2C :
- L'obligation d'émettre des factures électroniques structurées ne s'applique pas aux livraisons de biens ou aux prestations de services effectuées à des particuliers pour leur usage privé (« B2C » ou « business-to-consumer »).
- En règle générale, vous fournissez la facture sur papier, à moins que le client privé n'accepte la facturation électronique (y compris le format et la méthode de transmission).
4. Un comptable externe établit mes factures.
Si vous faites appel à un comptable pour votre facturation, il est préférable de convenir avec lui de l'application la plus appropriée à votre situation. Si vous souhaitez vous préparer à cet entretien, vous pouvez consulter la feuille de route mentionnée au point « 3. J'établis mes factures en Word/Excel. »
