Dans la facturation électronique, la facture est échangée entre deux applications.
La législation sur la TVA reconnaît deux types de factures électroniques ayant la même valeur juridique qu'une facture papier :
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la facture électronique « ordinaire ». Il s'agit, par exemple, d'une facture en PDF dont la structure et la mise en page sont libres pour autant que les données obligatoires y soient mentionnées.
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la facture électronique structurée. Elle sera obligatoire à partir du 1er janvier 2026 pour toutes les transactions entre deux assujettis belges à la TVA (B2B).
Compte tenu de cette obligation légale, nous nous limitons dans ce qui suit à la deuxième forme, la facture électronique structurée : la facturation électronique dans un format permettant un traitement automatique.
L'envoi par e-mail d'une facture au format PDF n'est pas considéré comme de la facturation électronique (au sens strict), même s'il est effectué par voie électronique. En effet, ce format non structuré ne peut pas être traité automatiquement par le client.
Un fichier PDF est un fichier lisible par l'homme, avec du texte formaté et des logos. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR, c’est-à-dire « optical character recognition »), le traitement des PDF peut être automatisé, mais c’est un processus qui reste sujet aux erreurs.
Le traitement automatisé des factures nécessite que les systèmes informatiques du côté du fournisseur et du client parlent la même langue . C'est pourquoi l'Europe a développé un cadre, Peppol, qui simplifie considérablement l'échange de factures au sein de l'Union européenne. Il suit un format standard pour les factures structurées, défini dans la Norme européenne pour la facturation électronique. Ces deux éléments se complètent parfaitement et rendent la facturation électronique possible à grande échelle.
Le format de fichier le plus couramment utilisé, qui devient également obligatoire en Belgique, est l'UBL.
Qu’entend-on par UBL ?
L'UBL « Universal Business Language » est un langage standardisé permettant d'échanger des documents par voie électronique, tels que des bons de commande et des factures. Un fichier UBL est un document XML qui contient toutes les informations normalement présentes sur une facture PDF, mais dans un format structuré et fixe.
Vous pouvez importer ces documents à l'aide d'un outil compatible avec l'UBL. Il charge automatiquement et correctement toutes les informations relatives à la facture, telles que le montant, la date et les taux de TVA. Grâce à l'UBL, vous ne devrez plus jamais retaper manuellement vos reçus et vos factures !
Qu'est-ce que le réseau Peppol et le format « Peppol-BIS » ?
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Réseau Peppol = réseau sécurisé sur lequel sont envoyées des informations structurées (par exemple, factures, notes de crédit, etc.). Ce réseau est utilisé pour la facturation électronique.
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Peppol-BIS (format) : (Peppol Business Interoperability Specification) est un format basé sur le langage standard UBL et utilisé pour envoyer des données structurées (dans des fichiers XML - voir UBL) sur le réseau Peppol. Peppol-BIS respecte également la norme européenne pour la facturation électronique (EN16931).
Comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Dans un document XML, tous les éléments textuels structurés sont étiquetés sous la forme d'une balise XML. Ce codage permet aux programmes informatiques de reconnaître rapidement la nature exacte de chaque partie d'une facture, puis de décoder correctement ces parties. En divisant une facture (ou un autre document électronique) en éléments XML selon le protocole UBL, votre ordinateur peut donc traiter ce document sans problème.
