Comment fonctionne la facturation électronique ?

Dans la facturation électronique, la facture est échangée entre deux applications. 

La législation sur la TVA reconnaît deux types de factures électroniques ayant la même valeur juridique qu'une facture papier : 

• la facture électronique « ordinaire ». Il s'agit, par exemple, d'une facture en PDF dont la structure et la mise en page sont libres pour autant que les données obligatoires y soient mentionnées. 

• la facture électronique structurée. Elle sera obligatoire à partir du 1er janvier 2026 pour toutes les opérations B2B (un nombre limité d’exceptions s’applique, voir « Pour qui la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ? »). 

Compte tenu de cette obligation légale, nous nous limitons dans ce qui suit à la deuxième forme, la facture électronique structurée : la facturation électronique dans un format permettant un traitement automatique. 

L'envoi par e-mail d'une facture au format PDF n'est pas considéré comme de la facturation électronique (au sens strict), même s'il est effectué par voie électronique. En effet, ce format non structuré ne peut pas être traité automatiquement par le client.  

Un fichier PDF est un fichier lisible par l'homme, avec du texte formaté et des logos. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR, c’est-à-dire « optical character recognition »), le traitement des PDF peut être automatisé, mais c’est un processus qui reste sujet aux erreurs. 

Le traitement automatisé des factures nécessite que les systèmes informatiques du côté du fournisseur et du client parlent la même langue . C'est pourquoi l'Europe a développé un cadre, Peppol, qui simplifie considérablement l'échange de factures au sein de l'Union européenne. Il suit un format standard pour les factures structurées, défini dans la « Norme européenne pour la facturation électronique ». Ces deux éléments se complètent parfaitement et rendent la facturation électronique possible à grande échelle. 

Qu’est-ce que le réseau Peppol et le format « Peppol-BIS » ?

• Réseau Peppol : réseau sécurisé sur lequel sont envoyées des informations structurées (par exemple, factures, notes de crédit, etc.).  Ce réseau est utilisé pour la facturation électronique.
• (Format) Peppol-BIS (Peppol Business Interoperability Specification) : format utilisé pour transmettre des données structurées sur le réseau Peppol. Peppol-BIS respecte également la norme européenne pour la facturation électronique (EN16931).

Avec un outil prenant en charge Peppol, toutes les informations relatives à la facture (telles que le montant, la date et la TVA) sont automatiquement et correctement chargées. Grâce à Peppol, la ressaisie manuelle des factures appartient au passé ! À cette fin, Peppol-BIS utilise l’UBL, une méthode normalisée pour fixer les informations commerciales en XML.

Si vous voulez savoir comment cela fonctionne techniquement, vous pouvez en savoir plus sur XML et UBL ci-dessous, mais sachez qu’il n’est pas nécessaire que vous compreniez cela en tant qu’utilisateur final. C’est effectué automatiquement par le logiciel, de la même manière que les apps fonctionnent sur votre téléphone sans que vous ayez à en connaître tous les détails techniques.

Qu’entend-on par XML ?

XML est un langage de base pour structurer l’information numérique. Il s’agit d’une manière de placer des données dans un fichier texte, avec des labels (tags) clairs pour indiquer la signification d’un champ de données sur une facture. Par exemple, vous pouvez inclure un label « date de la facture » comme suit : <datefacture>01/01/2026</datefacture>. Grâce aux labels, les programmes informatiques peuvent rapidement reconnaître la nature exacte de chaque partie d'une facture, puis traiter ces parties correctement.

Qu’entend-on par UBL ?

Comme il serait très inefficace que chaque entreprise définisse ses propres labels, des accords ont été conclus pour utiliser un ensemble de « labels » et de « règles de grammaire » fixes pour les documents commerciaux, tels que les factures. L’un des exemples les plus connus, qui devient également obligatoire en Belgique, est l’UBL (Universal Business Language). Par exemple, pour la date d’émission d’un document, utilisez <cbc:IssueDate>2026-01-01</cbc:IssueDate>. Le label et le contenu (d’abord l’année, puis le mois, puis le jour) sont définis de manière fixe, de sorte que les systèmes peuvent toujours valider et traiter les données correctement.

Résultat : une meilleure qualité des données et aucun malentendu sur le contenu !