6 étapes pour une adoption réussie de l'e-facturation en tant qu'adjudicateur

6 étapes pour une adoption réussie de l'e-facturation en tant qu'adjudicateur

Vous êtes adjudicateur et n’avez pas encore adopté l’e-facturation ? Découvrez comment mettre en place la facturation électronique dans votre organisation en 6 étapes.

Tous les adjudicateurs d'Europe doivent être capables de recevoir une facture électronique structurée conforme à la Norme européenne. Cette obligation, qui figure dans la directive européenne 2014/55 est entrée en vigueur le 17 avril 2019.

Au-delà de l'obligation légale, passer à la facturation électronique est surtout une source d'opportunités puisqu'elle permet de gagner en efficacité, de réduire les coûts opérationnels, et de réallouer les collaborateurs à des tâches plus valorisantes. Qui plus est, une adoption réussie de l'e-facturation par les pouvoirs publics donnera au secteur informatique un marché suffisamment large pour justifier les travaux nécessaires à la réorientation de l'offre en faveur des PMEs.

L'article 8 bonnes raisons d’adopter l’e-facturation résume le potentiel de cette innovation, et l'article 5 idées fausses sur l’e-facturation remet quelques préjugés en question.

Vous avez pris votre décision : vous désirez profiter de l'opportunité. Comment lancer un projet d’e-facturation dans votre organisation ? Quelles étapes-clés ne faut-il surtout pas manquer ? Nous avons développé une méthode et des outils afin de vous aider à réussir votre transition vers l'e-facturation. La méthode se décline en 6 étapes-clé. Bien entendu, ce canevas est proposé à titre indicatif et devra être adapté aux spécificités de votre organisation, ainsi qu’aux éventuelles mesures régionales qui la concernent.

Proces e-facturation

1. Se conformer : enregistrez votre entreprise sur Mercurius

Mercurius est la salle de courrier numérique centralisée des adjudicateurs belges. Concrètement, Mercurius vous permet de recevoir et traiter des factures électroniques gratuitement, même si vous ne disposez pas encore de solution informatique dédiée.

L’idéal pour vous conformer, sans frais, aux exigences légales, amorcer votre trajet de découverte de l'e-facturation et collecter certaines informations avant de mettre en place votre propre solution.

Comment faire ?

Complétez ce formulaire. Après inscription, vous recevrez une procédure qui vous expliquera le déroulement de votre inscription, et comment utiliser le portail web de Mercurius.

2. Découvrir : invitez vos opérateurs économiques à vous envoyer des factures électroniques

Indiquez à vos opérateurs économiques que vous préférez désormais recevoir des factures électroniques. Grâce à Mercurius et à ce flux de factures entrantes, vous pourrez vous familiariser avec ce nouveau format et déterminer plus précisément le potentiel et les facteurs-clé de succès de votre projet d'adoption de l'e-facturation

Comment faire ?

Voici un modèle de courrier à utiliser pour informer vos opérateurs économiques.

3. Analyser : lancez un projet d'e-facturation au sein de votre organisation

L'e-facturation est avant tout un projet métier. Il est très important de tenir compte de l'évolution du degré d'implication du métier et de l'informatique au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Comment faire ?

Pour commencer, mobilisez les compétences internes nécessaires et montez un groupe de projet e-facturation.

Analysez l’existant : quels impacts positifs pourriez-vous tirer de l’automatisation du traitement des factures (quantitatifs et qualitatifs) ? Quels sont les ajustements nécessaires ? Définissez en détail la stratégie de mise en œuvre de l’e-facturation dans votre organisation.

4. Attribuer : identifiez la solution adaptée et les prestataires adéquats

La mise en place d’un système d’e-facturation requiert des compétences techniques spécifiques. Vous devrez donc probablement réaliser un ou plusieurs appels d’offres pour aller chercher ces compétences en externe.

La solution informatique choisie devra non seulement répondre à vos besoins, mais aussi être conforme au cadre européen PEPPOL.

Comment faire ?

Rédigez votre appel d’offre et sélectionnez les solutions et/ou services requis. Tenez également compte des informations pratiques propres à la plateforme Mercurius et à votre intégrateur. Veillez à ce que ces informations figurent clairement dans votre appel d'offre et qu'elles soient bien intégrées dans l'offre retenue. Au besoin, consultez-nous.

5. Délivrer : mettez en place les solutions choisies

Après la préparation, il est temps de passer à la concrétisation du projet. Une fois les solutions mises en place, il faudra encore les tester, s’assurer de leur bonne intégration avec les composants existants mais aussi et surtout former vos équipes métier à cette nouvelle manière de travailler.

6. Récolter : visez la facturation électronique à 100%

Continuez à encourager vos opérateurs économiques à vous transmettre des factures électroniques structurées. L’objectif est d’arriver à l’automatisation complète de votre processus de facturation.

Comment faire ?

Évaluez le progrès chaque mois grâce au calcul suivant  :

Calcul progrès e-facturation

 

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