Disclaimer : ces questions sont a priori destinées aux développeurs de logiciels et aux experts fiscaux et non aux utilisateurs finaux (les entreprises, notamment les PME et les entreprises individuelles).
- Que se passe-t-il si le client n’accepte que le nouveau format alors que la période de transition est encore en cours (par exemple lors d’une nouvelle version de Peppol-BIS) ?
- Comment mon entreprise peut-elle devenir un prestataire de services Peppol ?
- Qu’en est-il des exigences spécifiques des autorités publiques (p. ex. : le système du tiers payant) ?
- Les duplicatas de factures constituent-ils un problème pour Peppol ?
- Les notes de crédit sont-elles également envoyées via Peppol ?
- Les annexes aux factures sont-elles également envoyées au format XML via Peppol ?
- Peut-on mentionner différents Tax Category Codes sur une même facture ?
- Le Tax Category Code « 0 » peut-il être combiné avec d'autres Codes (comme le Code « E » ou le Code « S ») sur la même facture ?
- La liste des codes d’exonération (VATEX) n’est pas complète, quel code dois-je utiliser lorsqu’une exonération n’est pas reprise dans la liste ?
- Peut-on mentionner sur la même facture différents « motifs d’exonération » pour plusieurs lignes de la facture avec le Tax Category Code « E » ?
- Les clauses TVA étendues (p. ex. : mécanisme d'autoliquidation), devant obligatoirement être mentionnées sur la facture conformément à la législation TVA belge, peuvent-elles également être apposées sur une facture Peppol ?
- Que se passe-t-il lorsque différentes commandes doivent être reprises sur une seule facture Peppol ?
- Est-il possible de mentionner différentes devises sur une facture ?
- Dans quel champ faut-il reprendre les données registre des personnes morales (RPM), forme juridique et « en liquidation » ?
- Comment puis-je déclarer en tant que frais professionnels une partie des frais mentionnés sur des factures privées reçues ? Quand puis-je exercer le droit à déduction de la TVA mentionnée sur mes factures entrantes ?
- Puis-je encore envoyer des factures récapitulatives ?
- La date du fait générateur de la taxe peut-elle être reprise pour chaque livraison ou prestation de services ?
- Puis-je encore envoyer des factures simplifiées (article 13 AR1) ?
- Puis-je établir une facture en plusieurs langues ?
- Qu’est-ce qu’une extension ?
- Où dois-je mentionner le représentant fiscal (responsable) de l'acheteur ?
- Comment fonctionne le self-billing via Peppol ?
- Une note de crédit 2026 relative à une facture 2025 doit-elle être émise sous la forme d'une facture électronique structurée (FES) ?
- En tant que client, est-ce que je risque de perdre mon droit à déduction si je ne dispose pas d'une facture électronique structurée (FES) ?
- Qu'en est-il des représentants responsables?
Les prestataires de services certifiés savent qu’il y a toujours une période de transition qui doit être respectée. Si vous estimez avoir constaté une telle infraction, veuillez en informer l’autorité Peppol belge en envoyant un e-mail à peppol@bosa.fgov.be.
2. Comment mon entreprise peut-elle devenir un prestataire de services Peppol ?
Cette question est abordée sur le site de notre autorité Peppol nationale, SPF BOSA : peppol.be.
Si la facture doit également être envoyée à un tiers, ceci doit être effectué manuellement. À l’avenir, cela devrait en principe pouvoir être automatisé via Peppol. Cela est expliqué plus en détail sur le site web du SPF BOSA.
4. Les duplicatas de factures constituent-ils un problème pour Peppol ?
Peppol ne sait pas si une facture est un duplicata ou non de la facture originale. D’un point de vue fiscal, l’aspect le plus important est qu’une même facture ne peut pas être comptabilisée et déclarée deux fois. Dans un monde numérique, la détection des duplicatas peut être automatisée sur base des informations de la facture (numéro, date, contenu, identité des parties). Idéalement, la détection des duplicatas devrait être une fonctionnalité reprise dans le système comptable.
5. Les notes de crédit sont-elles également envoyées via Peppol ?
Oui. Tout document qui modifie la facture électronique structurée originale et qui y fait référence spécifiquement et sans ambiguïté est considéré comme une facture électronique structurée et est délivré dans le même format que la facture originale. Les notes de crédit et notes de débit doivent donc également être envoyées via Peppol.
6. Les annexes aux factures sont-elles également envoyées au format XML via Peppol ?
La Norme européenne (que Peppol suit) autorise actuellement les extensions de fichiers suivantes : pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods. Le format XML ne fait pas encore partie de cette liste mais y sera ajouté dans la version révisée de EN16931. Si les parties sont d’accord, le format XML peut dès à présent être utilisé comme extension de fichier.
7. Peut-on mentionner différents Tax Category Codes sur une même facture ?
Oui, Peppol autorise plusieurs codes sur une même facture.
8. Le Tax Category Code « 0 » peut-il être combiné avec le Code « E » sur la même facture ?
Actuellement, la Norme européenne (que Peppol applique) ne permet pas de combiner les codes « O » (en dehors du champ d’application de la TVA) et « E » (opération exemptée) ou « S » (tarif standard). La Norme européenne suppose que des factures distinctes soient établies pour cela. Toutefois, vu que cela va changer avec la révision de la Norme européenne (EN16931), il est temporairement et exceptionnellement permis d’utiliser la catégorie « E » pour les opérations tombant en dehors du champ d’application en indiquant dans le champ de texte libre de l’ exonération (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) que la ligne ne tombe pas dans le champ d’application. Ceci s’applique à tous les cas dans lesquels des opérations ne relevant pas du champ d’application de la TVA en combinaison avec des opérations relevant du champ d’application de la TVA doivent être reprises sur la même facture.
La révision des codes VATEX et la reprise dans cette liste des exonérations spécifiques à la Belgique font l’objet de négociations au niveau de l’Union européenne. Entre-temps, vous pouvez indiquer l’exonération applicable dans le champ de texte libre de l’exonération (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
Actuellement, la Norme européenne prescrit explicitement que lorsque plusieurs biens ou prestations de services sont exonéré(e)s de la TVA (« Exempt »), toutes les lignes de la facture doivent relever du même motif d’exonération. La Norme européenne suppose que des factures distinctes soient établies pour cela. Toutefois, vu que cela va changer avec la révision de la Norme européenne (EN16931), il est temporairement et exceptionnellement permis de mentionner les différents motifs d’exonération au niveau de la ligne de la facture en business term 127:cbc:Note. Dans le champ de texte libre de l’exonération (business term 120: cbc:TaxExemptionReason), vous pouvez vous limiter à « Exonéré de TVA ».
De telles clauses TVA étendues doivent être reprises en tant que note sur la facture Peppol :
- une note générale au niveau de la facture (business term 22: cbc:Note) ;
- une note au niveau de la ligne (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
La Norme européenne ne le permet pas actuellement. La Norme européenne suppose que des factures distinctes soient établies pour chaque commande. Ceci changera lors de la révision de la norme EN16931 (prévue en 2025). Le Business Expert Group (BEG) a élaboré une solution temporaire permettant de faire figurer plusieurs commandes sur une seule facture Peppol.
13. Est-il possible de mentionner différentes devises sur une facture ?
Oui, mais le montant total de la TVA doit être indiqué dans la devise nationale (voir article 5, § 1er, 9°, de l’arrêté royal n° 1). Le « Business Expert Group on E-invoicing » (BEG) a illustré ce scénario avec plusieurs exemples. Vous pouvez trouver de plus amples informations à ce sujet sur la page du BEG.
Ces données, imposées par le Code des sociétés et des associations (article 2:20 CSA), peuvent de préférence être reprises en business term 33 : cbc:CompanyLegalForm.
Vous souhaitez déclarer en tant que frais professionnels une partie des frais mentionnés sur des factures privées (B2C) que vous recevez (p. ex. : de gaz, d’électricité, d’eau…) ? Vous pouvez le faire sur base des factures reçues, peu importe qu’elles soient au format papier ou au format électronique. Ces factures ne relèvent en effet pas de la nouvelle obligation d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées.
Pour l’exercice du droit à déduction de la TVA mentionnée sur vos factures entrantes, vous devez disposer d’une facture B2B régulière (voir article 3, § 1er, 1°, de l’arrêté royal n° 3 du 10.12.1969).
16. Puis-je encore envoyer des factures récapitulatives ?
Oui, il est toujours possible d’envoyer des factures récapitulatives.
Dans la mesure où cette date diffère de la date d'émission de la facture, la date du fait générateur de la taxe doit être indiquée au niveau de la facture (business term 72: cbc:ActualDeliveryDate) ou au niveau de la ligne (terme commercial 134+135 : cbc:StartDate et cbc:EndDate). Lors de la révision de la norme européenne (EN16931), il sera possible d’ajouter une « ActualDeliveryDate » distincte au niveau de la ligne.
18. Puis-je encore envoyer des factures simplifiées (article 13 AR1) ?
Oui. Il faut également passer (au moins) par le format Peppol-BIS.
19. Puis-je établir une facture en plusieurs langues ?
La norme EN16931 ne permet pas, par exemple, de mentionner le nom du produit (BT-153 : cac:Item/cbc:Name) en deux langues (en utilisant l'attribut « languageID »). Étant donné que le multilinguisme concerne toutes les mentions obligatoires sur une facture, cela ajoute également de la complexité pour toutes les parties concernées. Il n'existe pas d'accord pour réglementer ce point dans la facture de base (« core invoice ») de la norme européenne, mais le sujet fait partie des discussions concernant l'utilisation d’extensions.
20. Qu’est-ce qu’une extension ?
Les entreprises peuvent convenir de l'utilisation d'extensions (spécifications étendues de la norme européenne) pour répondre à des nécessités opérationnelles spécifiques qui ne font pas partie de la facture de base (« core invoice ») de la norme européenne. Pour éviter que chaque État membre et chaque secteur ne développe sa propre extension, des négociations sont en cours au niveau européen en vue d’une harmonisation au niveau de l'UE.
21. Où dois-je mentionner le représentant fiscal (responsable) de l'acheteur ?
Les données du représentant fiscal du client ne font pas l'objet d'un champ distinct dans la norme européenne. Vous pouvez inclure les données du représentant responsable individuel ou global via le business term 22 : cbc:Note.
22. Comment fonctionne le self-billing via Peppol ?
Peppol fournit un type de document distinct (self-billing invoice/self-billing credit note) que le destinataire doit enregistrer sur Peppol.
Tout document qui :
- apporte des modifications, et
- se réfère spécifiquement et sans ambiguïté à
la facture électronique structurée (FES) émise à l'origine vaut également comme FES. Cela concerne en particulier les notes de crédit. Ce type de document doit être délivré dans le même format que la facture originale. Cette exigence ne s'applique donc que si la facture initiale est une FES. Si ce n'est pas le cas (par exemple, une facture originale en format pdf), il n'y a pas d'exigence de format.
Même en 2026, l'émission d'une note de crédit sous forme de PDF devrait être possible, pour autant que le client l'accepte (art. 56, § 2, 4e alinéa du Code de la TVA). Si le fournisseur décide d'émettre la note de crédit en tant que FES, ce qui est en principe obligatoire à partir du 1er janvier 2026, le client doit l'accepter, car il ne s'agit pas d'une émission volontaire de la FES.
Pour pouvoir exercer le droit à la déduction de la TVA mentionnée sur vos factures entrantes, vous devez disposer d'une facture B2B régulière (art. 3, § 1er, 1°, de l'AR n° 3). Ainsi, pour une opération tombant sous l'obligation, vous devez disposer d'une facture électronique structurée pour exercer votre droit à déduction. Il existe une exception, liée à des conditions spécifiques, à savoir ce que l'on appelle la « substance over form » (Commentaire TVA, Livre III :Le droit à déduction de la taxe en amont, Chapitre 11 : Droit à déduction, Section 14 - Exercice du droit à déduction, 2(b) et (c)).
25. Qu'en est-il des représentants responsables ?
Les représentants responsables, tant à titre individuel qu’à titre global, sont soumis à l’obligation. La validation du numéro de TVA du représentant responsable global peut s'effectuer via VIES.