Questions générales sur la facturation électronique

EN16931 est la Norme européenne en matière de facturation électronique qui détermine les éléments essentiels d’une facture. La norme est disponible gratuitement via le site Internet de la NBN : EN16931-1 et EN16931-2. Elle définit la signification des mentions présentes sur les factures et les règles pour établir une facture valide.

Vous trouverez plus d’informations générales sur la Norme européenne dans l’article suivant : La Norme européenne pour la facturation électronique.

13. L'accord mutuel pour un format alternatif ou une méthode d'expédition alternative doit-il être explicite ou un accord implicite suffit-il ?

En principe, à partir du 1^er janvier 2026, les factures électroniques structurées devront être établies au format Peppol-BIS. Vous ne pouvez y déroger que si les deux parties sont d'accord et que le format alternatif est également conforme à la norme européenne.

Nous recommandons qu'un accord mutuel sur l'utilisation d'un format alternatif ou d'une méthode d'expédition alternative soit explicitement consigné par écrit. En effet, un accord écrit présente plusieurs avantages :

Il empêche le fournisseur ou le prestataire de services de forcer de facto le client à accepter les factures électroniques structurées qui lui sont destinées.
Les deux parties peuvent prouver l'existence de l'accord de manière claire et incontestable si l’administration fiscale l'exige.
L'accord peut être complété par toutes les conditions juridiques et pratiques auxquelles la messagerie électronique entre les parties doit répondre dans la pratique.
Un accord implicite est généralement plus difficile à prouver. En effet, il ne peut découler que de circonstances factuelles, telles que les notifications de réception non automatiques et les déclarations d'accord fournies par le client concernant les factures électroniques structurées qu'il a reçues, le paiement (d'une partie) de la facture par le client sans contester la nature électronique de la facture, etc.

14. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique-t-il également à la facturation électronique ?

Oui. Dès lors que des données à caractère personnel sont traitées, tous les services publics, toutes les entreprises, organisations et institutions en Europe doivent se conformer au GDPR ; en français, le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Si nécessaire, vérifiez les conditions contractuelles de votre fournisseur de logiciel. Dans la première phase, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2026, aucune information de la facture électronique ne sera encore envoyée à l’administration. Cette mesure est bien reprise dans l’accord de gouvernement fédéral 2025-2029 (timing provisoire : 2028), mais doit encore être transposée en droit belge (voir FAQ sur l’e-reporting)