Die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung

Europäische norm zur elketronischen rechnungstellung

Im Jahr 2017 wurde in Europa eine Norm für die Struktur elektronischer Rechnungen eingeführt. Dieses gemeinsame Format erleichtert den Austausch und die Weiterentwicklung der elektronischen Rechnungsstellung.

Für die elektronische Rechnungsstellung ist die Europäische Norm das, was das „global English“ für die Handelsbeziehungen ist: Eine gemeinsame Sprache, die den Austausch zwischen Gesprächspartnern erleichtert, die nicht die gleiche Sprache sprechen. Diese semantische Norm wurde eingeführt, nachdem man festgestellt hatte, dass das Vorhandensein zahlreicher verschiedener elektronischer Rechnungsformate auf dem Markt der Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung im Wege stand. 

Wozu dient die europäische Norm?

Sämtliche Studien belegen: Die Verwendung eines eigenen strukturierten Rechnungsformats für jede Branche oder Handelsgruppe stellt ein bedeutendes Hindernis für eine umfassende Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung dar. Diese Situation zwingt die schwächsten (und zahlreichsten) Unternehmen, sich auf mehreren Plattformen (denen ihrer starken Handelspartner) zu registrieren und teure Formatkonvertierungssysteme zu entwickeln.

Die Europäische Norm dient als Mittel zur Beseitigung der Hindernisse, die durch die Fragmentierung der auf dem Markt befindlichen Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung entstehen. Durch die Festlegung einer klaren und gut dokumentierten Struktur für die wichtigsten Komponenten jeder Rechnung ermöglicht sie es jedem, sich beim Rechnungsaustausch auf gleiche Bezugswerte zu verlassen. 

Konkret enthält die europäische Norm eine Liste aller Begriffe, die in einer gültigen elektronischen Rechnung verwendet werden dürfen, und bestimmt, wie diese zu interpretieren und zu verwenden sind. Elektronische Rechnungen, die diesem Standard entsprechen, sind voll rechtsgültig und stehen im Einklang mit den Steuergesetzen. 

Wie ist die Norm entstanden?

Die europäische Norm ist die erste Folgemaßnahme der Richtlinie 2014/55 über die elektronische Rechnungsstellung (siehe auch: Was unternimmt Europa zur Förderung von e-Invoicing?). Zur Erinnerung: Diese im April 2019 in Kraft getretene Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in Europa, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm zu empfangen und zu versenden. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) wurde von der Europäischen Kommission mit der Ausarbeitung dieser Norm beauftragt. 

Im Rahmen dieses Auftrags wurden Arbeitsgruppen gebildet. Die Arbeit dieser Gruppen mündete in die Formulierung einer semantischen Norm, die die Struktur der elektronischen Rechnung vorgibt. Die Norm EN 16931-1:2017 wurde im Juli 2017 veröffentlicht. Der entsprechende Vermerk wurde am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Das CEN hat zudem die Zusammenhänge zwischen dieser Struktur und zwei in Europa üblichen technischen Strukturen identifiziert und veröffentlicht.   

Die europäische Norm ergänzt, ersetzt jedoch nicht

Die branchenübergreifende und gesamteuropäische Norm stellt eine sinnvolle Ergänzung zu den bestehenden branchenspezifischen Normen dar. Sie soll nicht die bestehenden strukturierten Formate ersetzen: Es steht jedem Unternehmen frei, weiterhin das/die Format(e) seiner Wahl zu verwenden. Anstatt dieses jedoch allen ihren Handelspartnern aufzuzwingen, kann sie ihnen nun die Verwendung der europäischen Norm erlauben, die als gemeinsame Sprache dient.

Damit erfüllt die europäische Norm nicht nur die spezifischen Anforderungen der Auftraggeber hinsichtlich der Rechnungsstellung, sondern löst auch branchenübergreifende und transnationale Rechnungsstellungsprobleme, denen sich die Wirtschaftsakteure ständig gegenübersehen. 

Ein Werkzeug für die breitere Umsetzung der E-Rechnung

Dank der europäischen Norm kann der IT-Sektor sein Angebot ausbauen, um den Bedarf insbesondere beim branchenübergreifenden Austausch besser zu decken (der die Mehrheit der Rechnungen ausmacht und somit ein entscheidendes Marktsegment darstellt). In Kombination mit ergänzenden Richtlinien sowie technischen und rechtlichen Übereinkünften ermöglicht sie eine breitere Umsetzung der E-Rechnung zu angemessenen Kosten. Erfahren Sie auf unseren Seiten zum Thema Peppol, wie diese Kombination in der Praxis funktioniert.

Wo lassen sich die Bestimmungen der europäischen Norm einsehen?

In Belgien ist das Normungsamt (NBN) für die Herausgabe der Norm zuständig. Den Text finden Sie unter folgendem Link: NBN EN 16931-1:2017+A1:2019/AC:2020 - NBN.

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